Cara Membuat Template Kasus Bisnis Perangkat Lunak: Panduan Komprehensif

Kami memahami pentingnya memiliki rencana yang kuat ketika mengusulkan perangkat lunak baru untuk bisnis kami. Template kasus bisnis perangkat lunak membantu kami mencapai tujuan ini. Alat yang tak ternilai ini memungkinkan kita untuk menjelaskan dengan jelas dan persuasif alasan, biaya, dan manfaat penerapan perangkat lunak baru. Apakah kami mempresentasikannya kepada eksekutif atau pemangku kepentingan, kasus bisnis yang terstruktur dengan baik sangat menentukan dalam mengamankan persetujuan proyek.

Panduan ini mencakup semua yang perlu Anda ketahui untuk membangun kasus bisnis perangkat lunak yang solid. Kami akan melihat yang harus dimiliki, berbagi kiat untuk menulis kasus yang menarik, dan memberi Anda beberapa tips sehingga Anda dapat menempatkan sudut pandang Anda dengan cara yang baik. Pada saat Anda membaca buku ini, Anda akan tahu cara menyusun kasus bisnis untuk menjelaskan mengapa proyek perangkat lunak Anda penting dan meningkatkan peluangnya untuk disetujui.

Apa gunanya kasus bisnis perangkat lunak?

Kasus bisnis perangkat lunak adalah dokumen resmi yang menjelaskan mengapa perusahaan harus meluncurkan proyek perangkat lunak. Ini adalah alat yang berguna untuk pertukaran Potensi manfaat, biaya, dan risiko perangkat lunak baru. Mari kita lihat lebih dekat tujuannya dan mengapa itu penting.

Definisi kasus bisnis

Kasus bisnis perangkat lunak adalah dokumen terperinci yang dapat membuktikan proyek sebagai bukti kuat Kelayakan, proposisi nilai, dan analisis biaya-manfaat. Ini melihat nilai yang dibawa proyek kepada perusahaan dan mencoba membenarkan keberadaannya. Sebagai panduan, dokumen ini menunjukkan nilai pekerjaan yang dilakukan dan hal-hal yang dibuat.

Mengapa kasus bisnis penting untuk proyek perangkat lunak

Kasus bisnis memainkan peran penting dalam proyek perangkat lunak karena beberapa alasan:

1. Alasan: Mereka memberikan dasar yang kuat untuk pengambilan keputusan dan membantu pemangku kepentingan memutuskan apakah suatu proyek sepadan dengan uangnya.
2. Alokasi Sumber DayaDengan mendapatkan wawasan tentang biaya proyek dan kebutuhan sumber daya, kasus bisnis membantu mengalokasikan sumber daya dengan lebih baik.
3. Konsistensi: Mereka memastikan bahwa proyek sejalan dengan tujuan dan sasaran strategis perusahaan.
4. Penilaian Risiko: Kasus bisnis membantu mengungkap potensi masalah dan menguraikan cara untuk mengurangi risiko, membuat proyek lebih mungkin untuk berhasil.

Pemangku kepentingan utama yang terlibat

Untuk membuat template kasus bisnis perangkat lunak, pemangku kepentingan perlu bekerja sama untuk:

1. Manajer proyek: biasanya bertanggung jawab untuk membuat kasus bisnis dan memastikan bahwa proyek diperbarui secara berkala saat berlangsung.
2. Manajemen senior: Mereka meninjau kasus bisnis dan memberinya lampu hijau, membuat pilihan utama berdasarkan isinya.
3. Pengguna akhir: Ide-ide mereka memainkan peran kunci dalam memahami bagaimana perangkat lunak digunakan setiap hari dan manfaat yang mungkin dibawanya.
4. Departemen TI: Mereka membawa pengetahuan teknis dan memeriksa apakah semuanya berhasil.
5. Tim keuangan: Mereka membantu mencari tahu biaya dan manfaat serta pengembalian investasi.

Bagian penting dari kasus bisnis perangkat lunak

Ketika kami menyusun template kasus bisnis perangkat lunak, kami perlu menyertakan beberapa bagian penting untuk membuatnya terperinci dan menarik. Mari kita uraikan komponen yang harus dimiliki ini:

Ringkasan eksekutif

Pertama-tama mari kita berikan ringkasan singkat dari proyek perangkat lunak kami. Kami akan menunjukkan ide-ide dan tujuan utama yang ingin kami capai. Bagian ini harus menjawab beberapa pertanyaan besar, seperti: Masalah apa yang kita pecahkan? Mengapa kita harus berurusan dengan ini sekarang? Bagaimana perangkat lunak akan memotong biaya atau meningkatkan keuntungan? Kami akan merangkum proposal kami dalam sekitar 3-5 kalimat pendek.

Pernyataan masalah

Pada bagian ini, kita akan mengeksplorasi tantangan bisnis yang kita hadapi dan bagaimana hal itu memperlambat pertumbuhan kita. Kami fokus pada isu-isu yang mempengaruhi pemimpin, seperti kesenjangan antar tim, kepemimpinan yang lemah, atau layanan pelanggan yang buruk. Dengan mengklarifikasi masalah ini, kami mengembangkan rencana untuk memperbaikinya.

Solusi yang diusulkan

Perangkat lunak kami mengatasi tantangan yang telah kami identifikasi. Kami menunjukkan hasil yang tidak dapat dicapai oleh perangkat lunak kami saat ini, dan bukan hanya serangkaian manfaat sederhana. Untuk membuktikan bahwa perangkat lunak yang kami usulkan adalah pilihan terbaik untuk menyelesaikan masalah kami, kami membandingkannya dengan produk serupa.

Analisis biaya-manfaat

Bagian ini adalah kunci karena memecah aspek keuangan proposal kami. Kami termasuk:

• Biaya implementasi
• Total biaya kepemilikan
• pengembalian investasi (ROI)

Kita harus menunjukkan manfaat spesifik dan abstrak dan fokus pada keuntungan bisnis daripada keunggulan teknis. Ini membantu eksekutif kami memahami nilai dari perspektif yang mereka pahami dan hargai.

Rencana implementasi

Kami telah menyediakan timeline untuk peluncuran perangkat lunak baru. Kami telah membuat daftar langkah-langkah untuk mengadopsi, melatih, dan mempersiapkan sistem. Rencana yang mencakup tonggak penting dan mengevaluasi keberhasilan proyek setelah diluncurkan sangat penting.

Langkah-langkah untuk membuat kasus bisnis perangkat lunak yang efektif

Membuat template kasus bisnis perangkat lunak melibatkan beberapa langkah penting. Mari kita jelajahi proses ini:

Mengidentifikasi masalah bisnis

Pertama-tama kita menentukan masalah apa yang perlu dipecahkan oleh perangkat lunak kita. Itu berarti memahami bagaimana masalah ini memperlambat pertumbuhan kami dan menyebabkan masalah bagi eksekutif kami. Kami fokus pada masalah seperti tim memutuskan hubungan prospek berkualitas rendah atau layanan pelanggan yang buruk. Dengan memecahkan masalah, kami meletakkan dasar untuk mengusulkan solusi.

Kumpulkan data yang relevan

Kami kemudian mengumpulkan semua informasi yang diperlukan untuk mendukung kasus kami. Ini termasuk berbicara dengan pemangku kepentingan, mempelajari sistem saat ini, dan mengungkap kemungkinan risiko atau hambatan. Kami juga mengumpulkan data tentang alur kerja saat ini, perangkat lunak apa yang kami gunakan, dan apa yang membuat tim kami frustrasi.

Analisis biaya dan manfaat

Dalam langkah kritis ini, kami telah mencantumkan aspek pendanaan dari rencana tersebut. Kami menambahkan biaya implementasi, total biaya kepemilikan, dan pengembalian investasi yang diharapkan. Kita perlu menunjukkan manfaat yang jelas dan kurang jelas dan fokus pada manfaat komersial daripada teknologi. Ini membantu manajemen senior kami melihat nilai dan nilai yang bisa mereka dapatkan.

Buat jadwal peluncuran

Kami telah menyediakan peta yang jelas untuk memperkenalkan perangkat lunak baru. Ini mencakup langkah-langkah untuk mengadopsi, melatih, dan mempersiapkan sistem. Kami juga mengidentifikasi tujuan utama dan mengembangkan rencana untuk memeriksa kinerja proyek setelah implementasi.

Hati-hati memeriksa dan menyesuaikan perumahan

Akhirnya, kami melihat dari dekat kasus bisnis kami untuk memastikan semua bagian cocok bersama dengan baik. Sebelum mengirimkan proyek, kami mencari masukan dari pemangku kepentingan dan anggota tim yang tidak terlibat dalam proyek untuk mengatasi masalah atau masalah apa pun. Langkah ini membantu kami memperbaiki kasus kami dan meningkatkan peluangnya untuk disetujui.

Praktik terbaik untuk mempresentasikan kasus bisnis perangkat lunak Anda

Ketika kami menyajikan kasus bisnis perangkat lunak, kami perlu memastikannya menarik dan menarik. Berikut adalah beberapa tips penting untuk membantu kami membuat presentasi yang sukses:

Sesuaikan presentasi untuk audiens Anda

Kita harus fokus pada apa yang paling diperhatikan oleh para pemangku kepentingan kita. Ketika kita memahami apa yang paling menjadi perhatian mereka, kita dapat menyesuaikan cara kita berbicara dengan mereka sesuai dengan kebutuhan mereka. Cara melakukan sesuatu ini membantu kami melibatkan orang dalam tujuan proyek kami.

Gunakan visual dan data untuk mendukung pandangan Anda

Gambar dan diagram dapat membuat presentasi kami lebih menarik dan membantu menjelaskan pertanyaan-pertanyaan sulit dengan baik. Kita dapat menggunakan bagan, bagan, dan slide untuk menyajikan ide dan angka utama. Kami perlu menjaga slide pendek dan jelas untuk menampilkan data dan statistik untuk mendukung rencana bisnis perangkat lunak kami.

Rencanakan dan tangani kemungkinan resistensi

Untuk menangani keberatan dengan benar, kita harus siap untuk kemungkinan pertanyaan dan kekhawatiran. Kita dapat melakukan ini dengan mempelajari pembicaraan sebelumnya dan hasilnya. Ini juga membantu pengambil keputusan untuk mengintip dan bertanya apa yang mereka pikirkan. Dengan begitu, kita bisa menghadapi kekhawatiran mereka dan berteman di ruangan itu.

Praktek pengiriman

Latihan memainkan peran kunci dalam menjaga percakapan tetap mengalir dan percaya diri. Kita harus belajar berkali-kali untuk meningkatkan keterampilan berbicara kita dan menyiapkan jawaban atas pertanyaan yang mungkin. Juga bijaksana untuk menyiapkan presentasi pendek dan panjang, karena kita mungkin tidak tahu berapa banyak waktu yang tersisa untuk memasuki ruang konferensi.

kesimpulan

Mengajukan kasus bisnis perangkat lunak yang kuat dapat menentukan keberhasilan atau kegagalan persetujuan proyek. Jika Anda bersikeras Langkah-langkah dan praktik terbaik Kami telah membahasnya di sini, dan Anda dapat menyusun kasus bagus yang akan menarik perhatian orang dan menjelaskan mengapa proyek perangkat lunak Anda sangat penting. Ingatlah untuk menyesuaikan nada Anda sesuai dengan siapa yang mendengarkan, gunakan gambar untuk mendukung apa yang Anda katakan, dan bersiaplah untuk setiap masalah yang mungkin timbul.

Secara keseluruhan, kasus bisnis yang solid lebih dari sekadar mendapatkan proyek perangkat lunak Anda disetujui. Ini membuka jalan menuju kesuksesan dengan menempatkan semua orang pada halaman yang sama, mengklarifikasi tujuan, dan membuat rencana untuk mewujudkan sesuatu. Jadi luangkan waktu untuk membuat kasus bisnis yang lengkap dan menarik — investasi yang akan membuahkan hasil untuk proyek perangkat lunak Anda dan organisasi secara keseluruhan.

pertanyaan umum

1. Bagaimana Anda bisa menulis kasus bisnis yang bagus untuk proyek teknologi?
Untuk membuat kasus bisnis teknologi yang kuat, mulailah dengan ringkasan singkat untuk eksekutif. Nyatakan masalah dan tetapkan tujuan yang jelas. Buat garis besar solusi yang Anda usulkan, termasuk analisis rinci tentang biaya dan manfaat. Tambahkan rencana untuk mewujudkannya, teliti kemungkinan risiko, dan akhirnya ajukan tindakan.

2. Apa elemen kunci yang harus disertakan saat menyusun template kasus bisnis?
Saat menulis kasus bisnis Anda, cobalah untuk membuatnya singkat tetapi sertakan banyak informasi. Pastikan itu mudah dimengerti dan langsung ke intinya. Jangan menggunakan kata-kata mewah atau membuat tebakan tanpa bukti. Bayangkan masa depan dengan jelas dan tunjukkan bagaimana proyek akan membantu perusahaan. Selalu gunakan gaya penulisan yang sama untuk membuatnya lebih mudah dibaca.

3. Dalam konteks perangkat lunak, apa yang merupakan kasus bisnis?
Untuk proyek perangkat lunak, kasus bisnis adalah dokumen yang mengidentifikasi masalah atau peluang yang jelas dan menyarankan solusi. Ini bertindak sebagai panduan, memungkinkan semua orang untuk menyetujui tujuan proyek dan tujuan bisnis yang ingin mereka capai.

4. Apa yang harus disertakan dalam kasus bisnis untuk memperkenalkan alat baru?

Kasus bisnis yang kuat untuk alat baru harus mencakup ringkasan eksekutif, mengidentifikasi masalah utama dalam pernyataan pendukung, dan menjelaskan solusi dan cakupannya. Ini juga harus merinci biaya dan persyaratan sumber daya, menyoroti kemungkinan risiko, menentukan jadwal dan poin-poin penting untuk mewujudkannya, mendiskusikan cara mengelola alat dan apa yang diandalkan, dan menyoroti manfaat dari solusi perangkat lunak baru.